合同管理办法（试行）
（鲁轻院字〔2020〕42号  2020年12月14日）

第一章  总则

第一条  为加强学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据有关法律法规，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条  本办法所称合同，指学校与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止权利义务关系的合同或协议，人事合同等法律法规特别规定的除外。

合同管理，指对与合同有关的调查、谈判、起草、签订、履行、监督和责任追究等全部过程进行管理工作。

第三条 合同管理的基本原则为统一指导监督原则、分类归口管理原则、分级授权审批原则、防范风险和权利责任相统一原则。

第四条  合同签订为学校法人行为，学校法定代表人及其授权的代理人，可在相应权限范围和期限内，代表学校依法订立、履行、变更或解除合同。未经授权，学校任何内部机构或个人不得以学校名义签订合同。

第二章  合同管理机构及职能

第五条 学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门和合同承办部门依各自权责进行管理和办理。

第六条  学校党政办公室（以下简称“党政办”）是学校合同事务的综合管理部门，其主要职责是：

（一）负责对合同归口管理部门、合同承办部门提交的合同进行法律审核，提出法律意见；

（二）按规定出具学校法定代表人授权委托书；

（三）协助协调合同纠纷的处理；

（四）保管承办部门交付的合同文本及有关材料；

（五）学校交办的其他涉及合同管理的工作。

第七条  合同归口管理部门是指学校各职能处室，其主要职责是：

（一）审查业务主管范围内的合同并监督合同执行；

（二）协调处理业务职责范围的合同纠纷；

（三）学校授权范围内的其他工作。

第八条  合同承办部门是指学校各内设机构，是合同管理的具体责任单位，归口管理部门可作为合同承办单位直接承办有关合同，主要职责包括：

（一）制定本部门合同管理细则和工作流程；

（二）负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信调查；

（三）负责合同的洽谈和文本起草，将合同提交归口管理部门审查；

（四）将合同及时提交归口管理部门备案；

（五）负责具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料；

（六）处理合同纠纷；

（七）学校交办的其他涉及合同管理的工作。

第九条  合同承办人，是指合同承办部门具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员，是合同管理的直接责任人。

合同承办部门须在本部门指定一到两名合同承办人，负责具体承办合同有关事务。

合同承办人在合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中发生工作变动的，承办部门应当及时确定新的合同承办人。原承办人与继任者之间应办理合同管理事务的书面交接手续。

合同承办人须依照法律、法规和学校规定，按照所在部门的统一部署和要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务，对中间出现的任何与合同有关的问题，承办人须及时向本部门负责人进行报告。

第十条  审计处负责对合同流程进行审计监督，其职责是：

（一）监督合同管理按规定进行，有权要求相关部门就合同问题进行说明。

（二）对有关内容进行专项审计。

第十一条  财务处负责经济合同的执行监督，其职责是：

负责合同款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。

第三章  合同的归口与分级管理

第十二条 学校根据业务范围和工作职责，归口管理部门负责合同的归口管理工作。党政办根据本办法制定、修订学校合同归口管理指引。

第十三条 经学校授权，各内设机构可以签订部门预算经费范围内的经济合同及与人才培养、科学研究等活动相关的非经济类合同、协议，涉及学历学位的除外。部门预算经费是指为保障学校及部门、单位正常运转、完成日常工作任务所需的开支。

第十四条  为深化院系两级管理体制改革，优化服务流程，精简办事程序，加强内部风险防控，学校对合同实施分级管理，分为重大合同和一般合同。

（一）重大合同是指涉及“三重一大”事项以及其他对学校利益有重大影响的合同。

（二）一般合同是指除重大合同以外的合同。

第四章  合同调查谈判及起草

第十五条 合同调查

（一）市场调查：对涉及内容进行综合性调查和分析论证。

（二）资信调查：调查当事人主体资格、经营范围和信誉状况，调查签约代表的合法身份。

第十六条  合同谈判

合同的谈判一般由承办部门负责人负责组建谈判小组。重大合同或法律关系复杂的合同应由分管院领导或院长负责组建谈判小组。

根据上级和学院有关规定需要以招投标方式订立的合同，按照省市招标采购管理办法规定程序办理。

第十七条  合同起草

（一）有国家规定的合同文本的，应当使用格式文本。

（二）无格式文本的，承办部门遵循“谁承办，谁起草”原则起草合同文本，可参考本办法所附合同格式文本。

第五章  合同审批

第十八条  合同审批采取分级授权、网上审批模式，由承办部门录入工作流程，各管理部门根据授权进行审批。

第十九条  合同审批流程

（一）一般合同由合同归口管理部门审核后，须至少提前一个工作日提交党政办进行合法性审核。其中，

1.经济合同在提交党政办进行合法性审核前，还须经财务处审核。

2.标的额在30万元（含）以下的合同项目由归口管理部门分管院领导审批；标的额在30万元以上的合同项目由归口管理部门分管院领导、院长或其授权人审批。

3.对于横向项目合同的审批签订，由项目负责人按照科研处横向项目合同模板拟定横向项目合同，并向科研处提出合同审批认定，审核确认后报分管科研工作的领导审批，审批结束后到党政办办理合同用印手续。依照校城融合有关规定立项的项目按照上述程序，分别报校城融合办公室及校城融合分管领导审批。

(二）重大合同由合同归口管理部门对合同进行业务审核通过后，提交党政办进行法律审查并出具法律意见。在履行完上述程序后，由合同归口管理部门提交院长办公会或党委会审议。

法律、行政法规、规章对合同订立程序有特别规定的，应当依其规定办理合同审批手续。已通过审批的合同在签订前有异动的，应重新进行审批。

第六章  合同签订

第二十条 未经审批，合同不得签订。重大合同由院长签署，或授权相应业务分管院领导签署。一般合同由授权承办部门负责人签署，其中经济合同金额在10万元以下的，由院长授权合同承办部门负责人或项目负责人签订；合同金额在10万元（含）至30万元之间的，由院长授权分管院领导签订；合同金额在30万元（含）至50万元之间的，由院长授权财务分管院领导签订；合同金额在50万元（含）以上的，由院长签订。横向项目合同、校城融合项目由项目负责人签订。未经学校法定代表人书面同意，不得将被授予的权利转授第三人。

第二十一条  实行合同专用章制度。学校对外签订合同，除合同有特别约定外均应加盖合同专用章，并由学校法定代表人或授权代表签字。合同文本两页以上的，应当加盖骑缝章。

第二十二条  涉及金额在三万元以下且能现结现清的，可不签订书面合同，确有必要签订的除外。

第二十三条  学校禁止恶意拆分合同。恶意拆分合同是指，为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第二十四条 合同签署后，合同文本由归口管理部门、承办部门及党政办各留存1份。经济合同财务处留存1份。涉及采购及基建维修合同后勤处留存1份复印件。涉外合同须同时提供中、外文文本。

第七章  合同履行

第二十五条 承办部门应遵循诚实信用原则，及时了解并向归口管理部门报告可能影响合同履行的信息。

第二十六条 承办部门发现合同当事人不履行或无能力履行时，应暂停或报请暂停履行，及时固定证据，评估履约风险，依法采取措施，及时向学校作出书面报告。

第二十七条  对应验收的标的物，按合同约定及时验收。对验收不合格或与约定不符的标的物，应及时采取有效措施。

第二十八条  涉及关键问题的决定应以书面形式确认。双方往来函件，应以法律规定的有效方式发送。

第八章  合同监督

第二十九条  合同归口管理部门负责对主管业务范围内合同进行监督。合同履行有误、不履行的，归口管理部门有权要求相关部门说明情况。情况紧急的，归口管理部门有权提请停止签订或停止执行合同。

第三十条  审计处对合同管理全过程进行监督，就各部门对管理范围内的事务进行说明。

除涉密合同外，学校其他合同按照规定需要公开的，均予以公开，接受监督。

第九章  合同变更与解除

第三十一条 履行过程中如需变更合同，承办部门提出变更依据，并按原合同签订及审批程序签订补充协议。

第三十二条 因客观原因或合同相对方原因解除合同的，应当由承办部门向原合同审批部门说明情况，并将解除情况告知党政办备案。因学校原因解除合同的，应将解除情况告知党政办备案。

第十章  责任追究

第三十三条 有下列情况之一的，根据情节轻重处分责任人。违反法律规定的，司法机关依法追究其法律责任：

（一）违反规定擅自对外签订合同的；

（二）超越学校授权范围签订合同的；

（三）应当签订书面合同未签订的；

（四）未按本办法规定履行管理职责的；

（五）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；

（六）未按本办法规定履行手续，造成学校经济损失的；

（七）擅自销毁或涂改合同的；

（八）其他违反法律法规和学校纪律的行为，在合同签订和履行中给学校造成损失的。

第十一章  合同归档管理

第三十四条 合同签订后，党政办留存合同正本原件，并将纸质文本送承办部门留存使用。合同档案由党政办按照学校相应类别的档案管理实施细则进行管理。

第三十五条  承办部门在立项后，妥善保管书面材料。

第三十六条 每年四月三十日前党政办将上一年度合同档案移交至学校档案室。

第十二章  附则

第三十七条 本办法解释权归党政办公室。

第三十八条 本办法未作具体规定的，执行国家或学院相关规定。有关部门可依据本办法就经济合同、横向合同、校城融合项目合同等制定专门办法。

第三十九条 本办法自公布之日起施行，《山东轻工职业学院合同管理办法》（鲁轻院字〔2015〕76号）办法废止。