各系院，各处室：

为建设智慧校园，推进学校治理体系和治理能力现代化，经研究决定，自2025年10月起，除法律法规明确规定必须使用实物印章或涉及重大法律责任等特殊情形外，涉及学校印章和教务处印章的各类文件、证明、通知等原则上全面启用电子印章。现将有关事项通知如下：

一、电子印章名称

山东轻工职业学院（公章）、山东轻工职业学院教务处

二、电子印章使用范围

1.普通证明材料；

2.一般性对外报送材料；

3.涉及全局性或重大决策事项、重点项目申报、报省教育厅、市委、市政府和市委教育工委的材料；

4.科研归口材料；

5.其他经学校审批同意使用电子印章的情形。

特别注意：毕业证、学历证明、带有法人责任的对外重要合同（协议）、涉密文件、需向特定政府部门或金融机构等提交且对方明确要求实物印章的文件等，仍按原规定使用实物印章。

三、注意事项

1.合法合规性。使用电子印章签署的文件，其内容本身必须符合国家法律法规和学校规章制度。

2.平台唯一性。学校官方认证的电子印章仅通过学校指定的统一平台进行申请、审批和使用。

3.信息安全性。电子印章是数字化校园平台的重要组成部分，获授权人员须严格保管平台账号和密码，定期更换强密码，防止泄露，严禁将账号转借他人使用。

4.文件确认。申请人应确保上传的PDF文件与盖章文件完全一致，盖章后文件内容不可更改。所有电子印章的使用行为均在平台留有完整、不可篡改的操作日志，可追溯。

5.实物印章管理。启用电子印章后，实物印章的管理和使用规定不变。涉及仍需使用实物印章的情形，按审批流程办理，线下盖章。

四、实施要求

1.高度重视。各系院、各处室各要充分认识推广电子印章的重要意义，积极推动本单位业务范围内符合条件的事项使用电子印章。

2.加强宣传。引导师生员工主动适应电子化用章方式，积极使用电子印章办理业务。

3.及时反馈。在使用过程中遇到问题或提出优化建议，请及时联系党政办国艳秀老师，电话：0533-6823357；系统问题请联系信息中心陈付艳老师，电话：0533-6810092。

附件：1.教职工申请公章电子印章使用流程

2.教职工申请教务处电子印章使用流程

3.在校生证明、雨露计划项目补助申请表、学籍证明、大学生预征对象登记表等材料的线上申请及自助打印管理系统操作手册

                       

                          山东轻工职业学院

2025年10月14日